Личните асистенти, наричани още административни асистенти, подкрепят шефовете си, като ги поддържат организирани, в срок и ефективни. Конкретните задължения варират в зависимост от шефа, но обикновено включват комуникация с другите от името на шефа; поддържане на календара на срещите и извършване на пътувания и други резервации; изготвяне на дневен ред за срещи, финансови документи и презентации; управление и наблюдение на бюджетите и надзор на секретари. Основните показатели за изпълнение са базирани около тези задължения.
Комуникации
Индикаторите за ефективност на комуникационната функция ще измерват колко навреме и точно личният асистент обработва кореспонденцията и имейлите, заедно с това колко ефективно тя комуникира лично. Пример може да бъде дали тя се занимава ежедневно с кореспонденция и дали изготвя рутинна кореспонденция, като същевременно експедира точно спешната, поверителна и важна кореспонденция при подходящ персонал, ако е необходимо. Други показатели включват липса на граматически или стилови грешки и скоростта, с която тя отговаря на имейли.
Срещи и резервации
Индикаторите за изпълнение на задължения като водене на календара на шефа и извършване на резервации измерват точността и плавността на потока. Те могат да включват дали асистентът е предоставил достатъчно време за всяка среща или проект. Други примери са дали той предоставя разпечатан екземпляр от графика на седмицата на шефа всеки понеделник сутринта до 8:30 сутринта или потвърждава всички срещи по имейл.
Програми и документи
Пример за индикатор за това колко добре асистентът подготвя документи и програми може да бъде дали точките от дневния ред са поискани от съответните страни и дали дневният ред е изготвен и разпространен в деня преди срещата. Друг пример би бил дали тя изготвя бюджетни документи като заявки за покупки и изпращания в рамките на определен период от време, например 48 часа.
Управление и мониторинг на бюджета
Индикатори за това колко добре асистентът управлява бюджета могат да бъдат дали той наблюдава отчетите за състоянието на бюджета всеки месец и съобщава финансова информация на мениджърите, за да гарантира, че компанията остава в рамките на бюджета. Други показатели са дали той разработва точни, реалистични, навременни и фискално обосновани бюджети и ги съгласува, като представя актуализации на шефа всеки месец.
Надзор на персонала
Показатели за това колко добре асистентът наблюдава секретарите под нейно ръководство могат да бъдат колко добре тя предвижда нуждите от персонал и планира персонала да се съобрази с пиковите периоди на търсене или дали предоставя постоянна обратна връзка за резултатите. Дали тя осигурява обучение за подобряване на тяхното представяне е друг възможен индикатор.
