Версиите на Microsoft Excel 2003 и по-стари винаги генерират XLS файлове, освен ако не е указано друго. Файловете са доста големи, което може да бъде коригирано най-лесно чрез отваряне на XLS файл в Microsoft 2007 или по-нова версия и запазване на файла като XLSX. Ако нямате нова версия на Excel, с която да работите, всеки компютър с Windows може да създаде компресиран zip файл.
XLS файлове
XLS файловете са свързани с Microsoft Excel. Започвайки с Excel 2007, файловете на Excel получават разширението XLSX по подразбиране, докато по-старите версии все още присвояват разширението XLS. По-новите версии на Microsoft Excel все още ще четат и показват XLS файл и потребителите могат да създадат XLS файл, като избират "Запазване като" и след това "Excel 97-2003" като формат.
Компресия
XLS файловете може да са доста големи, особено ако съдържат графики или изображения. В резултат на това става трудно да изпратите файла по имейл на друг човек и това ще отнеме много място на вашия твърд диск. Компресията намалява размера на файла, без да се жертва някоя от данните или тяхното форматиране.
Zip файлове
Един формат на компресирани файлове е zip файлът. Повечето типове файлове, включително XLS, могат лесно да бъдат превърнати в компресиран zip файл на компютър, базиран на Windows. За да създадете zip версия на вашия XLS файл, намерете го на твърдия диск и щракнете с десния бутон върху иконата на файла. Задръжте курсора на мишката върху опцията „Изпращане до“ и изберете „Компресирана (цип) папка“. Когато искате да отворите zip файла, трябва да щракнете двукратно върху папката, за да извлечете zip файла, съхранен в него. По същия начин човек, на когото изпращате zip файл, трябва да отвори папката, за да разархивира файла.
Съображение
XLSX файловете са компресирани по естествен път. Например XLS файл, който е 16.5KB, ще бъде намален до малко над 8KB, ако бъде записан във формат XLSX. Ако имате по-стара версия на Excel и искате да запазите файлове като XLSX, изтеглете безплатен пакет за съвместимост от уебсайта на Microsoft (microsoft.com/download), за да можете да компресирате файлове в Excel. След като получите пакета за съвместимост, можете да запазвате файлове във формат XLSX от менюто „Запазване като“ във вашия документ.
