Едно предимство от събирането на вашите бизнес данни с PDF формуляри е сигурността - за разлика от Excel или HTML формулярите, например PDF формите са по-трудни за промяна, тъй като се нуждаете от специална програма с възможности за редактиране на PDF. Ползата обаче идва с цена: Access не може да импортира директно данни от PDF формуляр, както може от Excel и други източници. Използвайте Adobe Reader и Excel като решение на този проблем. Способността на Reader да експортира текст и способността на Excel да преобразува текст в таблични данни ви позволяват да конвертирате PDF формуляри в работна книга на Excel, която Access може да импортира.
1
Отворете попълнен формуляр в Adobe Reader. Този PDF формуляр трябва да има етикети на полета отляво и попълнени полета отдясно. Щракнете върху елемента "Запазване като друго" в менюто "Файл". Щракнете върху елемента "Текст" и след това въведете име на файл в диалоговия прозорец, който се появява. Щракнете върху „Запазване“, за да запазите формата като текст.
2
Отворете експортирания текстов файл в Excel. Excel показва диалоговия прозорец Съветник за импортиране на текст.
3
Щракнете върху опцията „Разграничено“ и след това върху бутона „Напред“. Поставете отметка само в квадратчето „Други“, като оставите отметките в останалите отметки. Въведете символ ")" в контролата за текстово поле Други. Adobe Reader добавя този знак към полевите етикети, което прави лесно разграничаването на етикетите от данните във формуляра.
4
Щракнете върху бутона "Finish", за да импортирате етикетите и данните на PDF формата в нова работна книга. Въпреки че етикетите на полетата са отделени от данните на формуляра, те са вляво от тези данни. Те трябва да са върху данните, преди Access да може да импортира формуляра.
5
Изберете импортираните етикети на полета и данни и след това натиснете "Ctrl-C", за да копирате селекцията в клипборда. Създайте нова работна книга и след това щракнете върху командата "Специално поставяне" в раздела Начало.
6
Щракнете върху квадратчето за отметка „Транспониране“ в диалоговия прозорец Специално поставяне. Транспонирането превръща заглавията на редове, като тези във вашата импортирана форма, в заглавия на колони. Щракнете върху "OK", за да извършите транспонирането. Тази стъпка за транспониране е причината първо да импортирате формуляра си в Excel, вместо да импортирате директно в Access.
7
Запазете работната книга и отворете Access. Щракнете върху бутона "Excel" в раздела Външни данни, за да се покаже диалогов прозорец за импортиране на данни. Щракнете върху бутона „Преглед“ и след това изберете работната книга на Excel. Щракнете върху "OK" на текущия и следващия екран.
8
Поставете отметка в квадратчето „Първият ред съдържа заглавия“ и след това щракнете върху „Готово“, за да завършите импортирането на данните от вашия PDF формуляр.
