С правилната настройка можете да събирате информация, която да вмъкнете в една таблица с данни или множество таблици в Microsoft Access. За целта първо трябва да имате правилно инсталиран и конфигуриран Outlook. Останалата част от процеса е ясна, благодарение на съветника за събиране на данни, който ще ви преведе през създаването на формуляр за събиране на данни. След като установите свойствата на формуляра, можете да го изпратите по имейл на всеки, от когото искате да съберете информация. Access може дори автоматично да обработва данните от върнатите формуляри.
1
Стартирайте Access и отворете съответната база данни. Изберете таблицата, в която искате да съхранявате данните, които събирате, или изберете заявката, прикрепена към таблиците, в която искате да съхранявате информацията, ако искате да използвате множество таблици.
2
Изберете раздела Външни данни и щракнете върху „Създаване на имейл“ в групата Събиране на данни. Стартира съветникът Събиране на данни чрез имейл съобщения.
3
Изберете "HTML формуляр" или "Microsoft Office InfoPath формуляр" като тип имейл. Имайте предвид, че вашите получатели трябва да имат инсталирани Outlook и InfoPath, за да четат и отговарят на вашето съобщение. Щракнете върху „Напред“.
4
Щракнете върху всяко поле, което искате да включите във формуляра, и щракнете върху „Добавяне“. Щракнете върху „Напред“.
5
Изберете "Автоматично обработване на отговорите и добавяне на данни към базата данни" и изберете връзката "Задаване на свойства", за да отворите диалоговия прозорец Събиране на данни с помощта на имейл опции. Изберете свойствата, които искате да приложите, като крайна дата, и кликнете върху „OK“. Щракнете върху „Напред“.
6
Въведете вашите получатели на имейл в полето До и въведете тема за имейл съобщението. Кликнете върху „Изпращане“.
