Според Службата за вътрешни приходи, необходимият период от време за запазване на бизнес документите варира в зависимост от това какъв е артикулът и кога изтича давността на този елемент. Минималното изискване за съхранение за всеки документ е две години, но има някои, които трябва да се съхраняват постоянно. Ако някога сте подавали измамна данъчна декларация, трябва да съхранявате всички записи за неопределено време.
Счетоводни записи
Финансовите записи като счетоводната книга на задълженията, балансите, чековия регистър и главната книга ще трябва да се водят постоянно. Други записи, като касови бележки, проверки на дивиденти, счетоводни записи и фактури за вземания и книги, ще трябва да се съхраняват между пет и седем години. В допълнение, записи като банкови извлечения, фактури за плащане, проверки на заплати, отменени чекове, регистър на приходите, отчети за разходите и записи на разходите за труд ще трябва да се съхраняват между две и три години.
Данъчни регистри
При данъците продължителността на времето за водене на документацията също варира. Например анюитетни и отсрочени планове за плащане, графици за амортизация, регистри на дивиденти, отчети за инвентара, данъчни сметки и отчети, данъчни декларации, данъчни декларации за продажби и декларации за пенсии ще трябва да се съхраняват постоянно. Декларациите за данъци върху заплатите ще трябва да се съхраняват най-малко седем години. Също така, удържането на служители, сертификатите за освобождаване от акцизи, отчетите за производство на акцизи и акцизите на дребно ще трябва да се съхраняват най-малко четири години.
Документи за персонала
Препоръчителният период от време за водене на документацията на персонала също варира. Записите като диаграми за честота на наранявания и бюлетини за здравето и безопасността трябва да се съхраняват постоянно. Докладите за произшествия, искове за вреди и сетълменти трябва да се съхраняват в продължение на 30 години. Осигурителните записи на служителите трябва да се съхраняват 11 години. Записите за присъствие трябва да се съхраняват в продължение на седем години. Договорите за служители трябва да се пазят шест години. Гарнитурите, заявленията и прекратяванията трябва да се съхраняват в продължение на пет години. Облигациите за вярност трябва да се пазят три години. Също така, длъжностните характеристики, рейтинговите карти и временните карти трябва да се съхраняват в продължение на две години.
Корпоративни записи
С изключение на поръчителските облигации, които трябва да се съхраняват в продължение на три години, и административните записи, които трябва да се съхраняват в продължение на 10 години, всички други корпоративни записи трябва да се съхраняват постоянно. Категорията на административните записи обикновено включва одиторски доклади и класифицирани документи. Често срещаните примери за корпоративни регистри включват годишни отчети, правомощия за издаване на ценни книжа, книга на капиталовите наличности, харти, конституции, подзаконови актове, договори, корпоративни изборни записи, регистри за вписване, прехвърляне на акции, застрахователни полици, патенти, търговски марки и авторски права.
