Счетоводните системи съдържат поверителна информация, която трябва да се пази по всяко време. Последиците от неоторизиран достъп могат да бъдат опустошителни - от проблеми с кражба на самоличност до загуба на незаменими данни. Когато счетоводните данни се променят или изтриват нарочно или случайно, това създава хаос в счетоводния отдел, поставяйки под въпрос надеждността или точността на всички данни.
Физическа охрана
Малкият бизнес трябва да предпазва своите компютърни системи срещу загуби и кражби. Съхранявайте системите и сървърите на сигурно място, не изложени на въздействието на елементите. Обикновено счетоводното оборудване се съхранява в офиси, където вратите могат да се заключват, ограничавайки неоторизиран достъп. Уверете се, че кабелите, свързващи счетоводното оборудване, са безопасни и далеч от хора, които се спъват в тях или гризачи, които ги унищожават. Дръжте кабелите и ключовете в заключена среда.
Ако използвате безжични връзки за достъп до мрежа или интернет, следвайте протоколите за сигурност; сравнително лесно е да се проникнат в безжичните системи.
Ако използвате преносими компютри, помислете за закупуване на софтуер, който проследява местонахождението на компютъра. През 2008 г. преносим компютър е откраднат на всеки 53 секунди от ресторанти, салони на летището и хотелски стаи, според Gartner Group. За да управляват този риск, много фирми използват LoJack за компютри, които могат да бъдат изтеглени от Интернет.
Удостоверяване
Всички ваши системи трябва да имат идентификатори за вход и пароли, които удостоверяват потребителя, потвърждавайки, че той има право да използва компютъра. Не споделяйте пароли и ги променяйте периодично. Много системи могат да бъдат настроени да изискват автоматично промяна на паролата например след 90 дни.
Процесът на удостоверяване обикновено включва предоставяне на права на потребителите; не всички потребители имат достъп до цялата информация. Профилите могат да бъдат създадени, като дават достъп на определени потребители само до модула за задължения, докато други могат да имат достъп само до отчети, ограничавайки риска от злоупотреба с данни.
Защита от вирус
Компютрите са обект на вируси и зловреден софтуер, които оказват влияние върху начина им на работа. Някои вируси позволяват проникване в системата - хакер може да влезе в системата и да създаде проблеми. С използването на Интернет заплахата от вируси и злонамерен софтуер е реална, което налага използването на антивирусен софтуер, защитни стени и други мерки за сигурност. Вирусната атака може да доведе до срив на цялата счетоводна система, което я прави неизползваема и неефективна. Понякога някои вируси могат да нарушат системата толкова силно, че може да се наложи да бъде унищожена или напълно заменена. Поправката може да бъде скъпа; по-добре е предварително да се вземат превантивни мерки за защита на системите.
Архивиране
Стандартна процедура за сигурност със счетоводни системи е архивирането на данни и запазването на архива на безопасно място извън помещенията. Въпросът е, че ако нещо се случи със системата, като пожари, наводнения или други загуби, данните са в безопасност и могат да бъдат възстановени. Добра мярка за сигурност е извършването на резервни копия през нощта, както и възстановяването на архиви от време на време, за да сте сигурни, че данните са безопасни и използваеми.
Съображения
Когато системата ви трябва да бъде поправена, може да отваряте вашите файлове и поверителна информация за тези, които ремонтират системата. Тексас изисква специално лицензиране за тези, които ремонтират компютри, със санкции за тези, които спазват този закон.
Когато компютърна система, използвана за счетоводство, се продава или предоставя на друга страна, тя все още може да съдържа поверителна информация на твърдия си диск. Почистете системата си от професионалист, преди да я дарите или продадете.
