Неща, които трябва да правите на работа, когато системата не работи

Мениджърите на малкия бизнес знаят, че времето е пари. Когато вашата компания разчита на технологията за по-голямата част от своите бизнес нужди, неочакван отказ на системи може да бъде проблематичен. Но това, че системата, която кара нещата да вървят във вашия офис, не работи, не означава, че и производителността на вашата компания трябва да спадне. Мениджърите на малкия бизнес трябва да използват времето, за да се справят със задачите, които сте избягвали, или да направят корекции на графика в последния момент, за да изпълнят задължителните изисквания, докато вашият персонал има престой.

Организация

Американците губят почти цяла работна седмица всяка година в търсене на изгубени или изгубени офис предмети. Въпреки че много от нас отлагат, когато става въпрос за организиране, изненадващо е да установим, че американският бизнес губи над 89 милиарда долара всяка година поради дезорганизация, според проучване от 2010 г. на Brother International Corporation. Ако вашите служители не могат да свършат обичайната си работа на бюрото, тъй като системата не работи, инструктирайте ги да използват времето за организиране на офис пространството и създаване на план за управление на записите. Управлението на записите е критична част от организацията - това ще намали разходите за съхранение и архивиране на вашата компания, като елиминира ненужните документи, ще позволи на персонала да намира информация по-бързо и ще гарантира, че вашият бизнес отговаря на законовите задължения за съхранение на записи.

Процедури

Използвайте времето, когато системата не работи, за разработване и актуализиране на ръководства за процедури за операции и човешки ресурси. Липсата на - или неефективни - практики за човешки ресурси е основната причина за провала на малкия бизнес, според проучване на Glenn McEvoy, публикувано в Journal of Small Business Management. Ако вашият бизнес вече има съществуващи правила и процедури, отделете малко време, за да прегледате ръководствата за точност. Уверете се, че процесите, които вашият персонал всъщност спазва, са същите като описаните в политиката, и проверете дали всяка насока спазва действащото законодателство. Ако все още не сте създали процедури, започнете, като направите SWOT анализ на силните, слабите страни, възможностите и заплахите на организацията. Прегледайте бизнес мисията и стратегията, идентифицирайте краткосрочните и дългосрочните критични постижения, които се надявате да постигнете, и след това разработете процедури за справяне с проблемите, които откривате в своя анализ.

Обучение

Прегледайте необходимите мандати за обучение на вашата държава. Някои държави - включително, но не само Калифорния, Кънектикът, Илинойс, Мейн и Ню Хемпшир - изискват от компаниите да предоставят специално обучение за борба с тормоза на служителите. Вашата компания вероятно ще бъде задължена да осигури това обучение в даден момент, така че има смисъл да използвате иначе непродуктивен ден, когато системите не работят, и да продължите редовната си работа в деня, в който обучението е било първоначално планирано. Другите алтернативи включват осигуряване на обучение на работното място на нов и неопитен персонал и назначаване на служители да се обучават взаимно за различни функции, така че да е налице покритие, когато членовете на персонала са болни или се нуждаят от помощ.

Планове за извънредни ситуации

Неочакван отказ на системата ви дава идеалната възможност да тествате вашите аварийни планове. Използвайте вашия опит в реално време за проблемите, които възникват без системата, за да идентифицирате недостатъци в текущите си документи за планиране на непрекъснатост. Ако все още нямате план за непрекъснатост на бизнеса, сега е идеалното време да разработите такъв, като използвате опита си с тази системна повреда. Определете дали вашите служители трябва да поддържат ръчен списък с информация за клиентите, да намерят място извън обекта, за да изпълняват работата на вашата компания или да увеличат капацитета ви за съхранение на системни архивни документи.

скорошни публикации