Процесните и процедурните промени са обща част от преструктурирането и реорганизирането на задачите, целите и инициативите на работното място. Има няколко примера за това как да се съобщи нова промяна на процеса на работното място. В малък бизнес дори малките процедурни промени могат да окажат голямо влияние върху ефективността и производителността.
Може би по-важно от действителните промени в процедурите и процесите е способността да се съобщават промените на всички служители. Правилните промени в процеса на комуникация ще помогнат да се запазят всички служители на една и съща страница, докато се изпълняват нови фирмени цели и инициативи.
Изложете спецификите
Определете действителната промяна в процеса, очакваното въздействие на промяната и причината за иницииране на промяната. Създайте визия, която да помогне на служителите да се заинтересуват и ангажират с настъпващите промени. Например, когато внедрявате нова софтуерна програма, ще искате да определите кога ще настъпи промяната и ползите от използването на новата програма за компанията, като намалени разходи. Откройте предимствата, получени от служителите, като лекота на използване, за да насърчите служителите в промяната.
Определете какво трябва да се промени
Обмислете въздействието на промяната и вземете предвид необходимостта от включване на външни доставчици и клиенти в процеса на комуникация. Изоставянето на някой от комуникационния процес, свързан с процедурна промяна на работното място, може да навреди на взаимоотношенията и производителността. В случай на въвеждане на нов софтуер, трябва да уведомите всички служители за промяната и да обмислите обучение на доставчиците за всички необходими стъпки, свързани с използването на новата програма в тяхна полза, като проследяване на поръчки или продажби.
Избор на метод за комуникация
Изберете евтина масова комуникация, като имейл, за малки промени в процеса, които изискват малко обяснение и оставят малко място за объркване. Съобщавайте за по-интимни основни процедурни промени, като тези, свързани с разглеждането на жалби на клиенти. Опциите за комуникация на големи промени включват организиране на информационни сесии и провеждане на срещи на екип или отдел.
В случай на въвеждане на нова софтуерна програма, комуникирането на промяната с отделите или служителите в малки групи ще ви позволи да приспособите дискусията, за да обясните как приемането на нова софтуерна програма влияе и е от полза за всяка група.
Адресирайте всички опасения
Отговорете на въпросите за промяната, ако е необходимо, и направете ясно, че подпомагането на служителите и всички заинтересовани страни да преминат към новия процес е основен приоритет. Направете обучението достъпно, когато е необходимо. Например, когато се справяте с прехода към нова софтуерна програма, помислете за обучение на избрана група служители, които да помогнат да работят като обучители или ментори. Това ще осигури на служителите персонализирано внимание в подкрепяща среда.
