Събирането на вземания на компанията е рутинна задача, докато даден акаунт спре да плаща. Компаниите отписват малки салда, когато времето и парите, изразходвани за събиране на дължимата сума, надвишават ползата, реализирана чрез събиране на пълния баланс. Политиката и процедурата на компанията за отписване на малък баланс трябва да бъдат ясни и компанията трябва да прегледа и актуализира политиката и процедурата, така че и двете да продължат да отговарят на бизнес нуждите.
Политика за настройка
Политиката за отписване на малък баланс определя процедурата, която колекторите трябва да следват. Политиката описва максималната сума, която служителите могат да отпишат като малък баланс, усилията, които служителите трябва да положат, за да събират баланса и техническата процедура за документиране и дебитиране на отписването. Политиката също така посочва длъжностите на служителите, които носят отговорност за прилагането на политиката, и описва процеса на одит за спазване на политиката.
Идентифициране на акаунта
Първата стъпка от процедурата е идентифициране на салдата по малки сметки, които рецензентът счита за отписване. Колекционерите изпълняват месечна заявка, която генерира отчет за просрочени сметки със салда, които са равни или по-малко от сумата, която политиката определя като малко салдо.
Одобряване на отписването
След това рецензент анализира историята на събиране на всяка сметка с малък баланс, за да потвърди, че персоналът е положил усилията, посочени в политиката, за събиране на всеки дълг. Например, ако политиката изисква персоналът да изпрати три съобщения и да направи две телефонни обаждания до отговорна страна, рецензентът преглежда дневник или хартиен файл, за да провери дали събирачът е изпратил необходимите известия и е направил необходимите телефонни обаждания. Ако акаунтът отговаря на критериите, рецензентът одобрява отписването и създава коригиращ документ, който записва размера на отписването, датата, на която рецензентът е препоръчал отписването, и причината за отписването.
Осъществяване на дебити и кредити
Последната стъпка в процедурата за отписване на малък баланс е извършването на подходящи дебити и кредити в счетоводната система. В месеца, след като рецензентът одобри сметката за отписване, компанията кредитира сметката и дебитира разходите по административен дебитен код. За счетоводни цели компанията третира дебита, както и други административни надбавки, като забранени разходи и превишаване на разходите. Непозволените разходи са разходи, които одиторът установява, че не са допустими по договор или политика; превишаване на разходите е разход, който надвишава бюджета. За всеки от тези дебити електронно копие на документа за корекция осигурява резервно копие за дебитното въвеждане.
Събиране на закъснели плащания
Понякога титуляр на сметка плаща остатъка, след като компанията отписва дълга. Когато притежателят на просрочена сметка извършва плащане, компанията обработва плащането, сякаш е извършено по текуща сметка. Счетоводният персонал депозира плащането и изготвя ваучер за дневник, който анулира отписването. Компанията включва процес за сторниране на отписването като част от процедурата си за отписване с малък баланс.
Преглед и одит
Компаниите периодично преглеждат счетоводните политики и процедури като процедурата за отписване, за да гарантират, че процедурата отговаря на нуждите на компанията. Ако например прегледът покаже, че много длъжници в крайна сметка плащат салда, които са на или близо до лимита за отписване, компанията може да намали лимита, за да намали броя на сторниранията. По същия начин компаниите редовно проверяват своите процедури за отписване, за да гарантират, че събирачите спазват политиката и че няма доказателства за измама в одобрените отписвания.
