Когато един човек напусне работа, а друг заеме неговото място, е полезно да имате създадени насоки за предаване на работа, които да помогнат за плавен период на преход на работа. В идеалния случай работникът, който напуска, трябва да има време да обсъди новите насоки за работа на входящия служител и да му даде насоки, които да помогнат за улесняване на прехода. Ако този период от време не е възможен, трябва да има писмена документация, за да се улесни преходният период.
Описание на работата
Напускащият служител трябва да създаде длъжностна характеристика, която подробно описва конкретните дейности, за които отговаря, на дневна, седмична, месечна и годишна база. Тази длъжностна характеристика може да се различава от тази, използвана от човешките ресурси. Тази длъжностна характеристика може също да включва списък на специфични умения, необходими за изпълнение на определени задължения. Като част от процеса на писане на длъжностна характеристика, напускащият работник трябва да включва списък с ключови файлове и тяхното местоположение, заедно с нотация как да се осъществи достъп до файловете. Описанието на длъжността трябва също да включва всякакви годишни събития, които лицето наблюдава.
История на проекта
Заминаващият служител трябва да направи бележки за всички текущи проекти, които са част от длъжностната му характеристика. Бележките относно историята на проекта, финансирането, проблемите и решенията, както и целите на проекта, трябва да бъдат част от тази документация, заедно с всички файлове, свързани с проекта. Също така е добра идея да включите имената на колегите, които също са участници в проекта, техните данни за контакт и кратко описание на техните роли в проекта.
Отидете до информация
Указанията за предаване на работа трябва да включват списък на кого да отидете за информация. Списък на надзорния персонал, както и на работниците под наблюдението на напускащия служител, дава на новия служител визуална помощ, за да помогне на имената на новите лица и техните роли в офиса да бъдат прави. Новите насоки за работа трябва също да включват информация за това къде да вземете офис консумативи и как да работите с офис машини, телефони и друго оборудване, които са част от ежедневната функция на работата.
Наблюдение на работата
Ако е възможно, насоките трябва да насочват новата служителка да засенчва напускащия служител на нейната работа за определен период от време. Това дава на новия човек шанс да се срещне с колеги и да разбере работата на офиса. По време на последната фаза на наблюдението на работата двамата хора трябва да обменят ролите си. Новият служител трябва да поеме работата, а заминаващият трябва просто да служи като съветник и да отговори на всички останали въпроси, които новото лице може да има.
