Нов собственик на бизнес жонглира с много задачи, включително поддържането на документи и отчети. Собствениците трябва да създадат система за картотекиране от самото начало, за да събират правилните данни и да поддържат правилните записи.
Документи за създаване на бизнес
Когато стартирате бизнес, ще трябва да попълните няколко документа, включително:
Устав или организация: Всяка компания трябва да се регистрира в държавата, в която работи. Държавният секретар обикновено регистрира фирми.
Ако се регистрирате като корпорация, бизнесът регистрира учредителни документи. Дружество с ограничена отговорност (LLC) регистрира членове на организацията. Документите включват първоначални минути, назоваване на служители и сертификати на акционери. Други бизнес субекти имат различни изисквания.
Идентификационен номер на работодателя на IRS: Собственикът на бизнес получава данъчен номер на бизнеса, наречен идентификационен номер на работодателя (EIN). Този номер държи личните и бизнес финансите отделно и ви позволява да отваряте банкови сметки, кредитни карти и други финансови сметки на името на вашия бизнес.
Кандидатствайте за EIN онлайн на уебсайта на IRS или попълнете формуляр SS-4 и го изпратете по факс или по пощата. IRS изпраща формуляр CP 575 с EIN. Запазете този формуляр с фирмената документация.
Държавен данъчен номер и разрешителни: Всяка държава и всеки бизнес отрасъл имат различни изисквания по отношение на държавните данъчни идентификационни номера, данъчната регистрация на франчайз и разрешителните. Посетете вашия щатски данъчен съвет за франчайзинг или уебсайта на офиса на администратора, за да видите какво се изисква във вашата държава.
Правилната регистрация на вашия бизнес е първа стъпка в изграждането на компания. Уверете се, че покривате всички държавни, федерални и окръжни изисквания.
Годишен финансов отчет
Годишният отчет за дадена компания описва финансовото състояние на компанията. Обикновено се състои от три документа: отчет за доходите, баланс и отчет за паричните потоци.
- Отчет за доходите: Отчетът за приходите и разходите разглежда общата печалба и загуба за дадена компания. Основният отчет за приходите взема приходите и изважда разходите, за да покаже нетна печалба или загуба. Докладите могат да отидат по-подробно, като извадят цената на стоките от общите приходи, за да генерират брутни печалби. Оттам се изваждат други разходи за продажби, маркетинг и операции, за да се получат нетни печалби.
- Баланса: Сметки за активи и пасиви. Тя може да прилича на книга с активи отляво и пасиви отдясно. Както показва името, активите и пасивите трябва да балансират.
- Отчет за паричния поток: Отчита всички парични средства, постъпващи във фирмата. Разбива притока на категории като операции, инвестиции и финансиране. Декларацията позволява на предприятията да оценят бъдещия растеж и способността да плащат задължения.
Тези документи са взаимосвързани и използват един и същ набор от данни, екстраполирайки ги по различни начини, за да илюстрират финансовото здраве на компанията. Голяма част от тази информация се използва и при подаване на данъци и връзки с инвеститорите.
Съответствие и разпоредби
Различните видове компании и отрасли имат различни изисквания за документи. Фирмите със служители трябва да поддържат данни за заплати и формуляри за проверка на данъчната идентификация, като W-9.
Формулярите, които отразяват спазването на обучение за информация за сигурността и обучение за разнообразие, трябва да бъдат подписани от служителите и да се съхраняват в досиета с човешки ресурси.
Вашият съветник по заплатите, заедно с местния офис за малък бизнес администрация, може да ви помогне да определите кои документи са необходими за вашата индустрия и държава.
