Като собственик на малък бизнес трябва да балансирате необходимостта от поддържане на адекватен вътрешен контрол с бюджетни ограничения. Въпреки че ефективната система за вътрешен контрол е жизненоважна, за да сте сигурни, че отговаряте на дългосрочните бизнес цели, последиците от разходите на някои контроли правят включването им във вашата система неразумно. Претеглете разходите за въвеждане на вътрешен контрол спрямо потенциалните им преки и непреки ползи при създаването и внедряването на система за вътрешен контрол на малкия бизнес.
Последици от преките разходи
Най-очевидните последици за разходите се фокусират върху това как вътрешният контрол може да повлияе на вашия годишен бюджет. Преките разходи, като наемане на допълнителни служители за постигане на адекватно разделение на задълженията или автоматизиране на бизнес системи за повишаване на информационната сигурност, понякога са твърде скъпи, за да може вашият бюджет да се справи. В резултат на това собствениците на малкия бизнес често трябва да заменят по-евтиния и по-малко ефективен контрол и да позволят повишаване на тяхната ефективност. Например можете да провеждате изненадващи вътрешни одити и да създавате ясни, специфични процедури за информационна сигурност и съхранение.
Косвени последици за разходите
Косвените разходи, свързани с прилагането на вътрешен контрол, могат да повлияят на ефективните операции и производителността. Например ръчният контрол на управлението на парични средства, включително проверка на транзакции, оторизация на плащания и процедури за съгласуване на сметки, може да намали до такава степен ефективността, че вашите служители да намерят заобикаляща работа, за да надхитрят ръчния контрол. Поради тези причини е важно да се включат косвени последици от разходите при вземането на решение как да се проектира и внедри система за вътрешен контрол.
Видове контроли
Разграничете превантивния и детективния контрол и вземете предвид съответните им последици за разходите, когато решавате как да разпределите ограничени финансови ресурси. Въпреки че и двата типа са важни, превантивният контрол е проактивна мярка, която действа за предотвратяване на измами, разхищение и злоупотреба с бизнес ресурси. В повечето случаи превантивният контрол има по-малко отрицателни усложнения и е по-рентабилен от реактивния детективен контрол. Например, електронна, непрекъсната система за инвентаризация, която съгласува инвентара в реално време, е по-ефективна при възпиране на кражбите на служителите, отколкото система за ръчна инвентаризация, която включва месечно физическо инвентаризиране.
Последствия пряко спрямо непреки разходи
В някои случаи последиците от преките финансови разходи показват, че прилагането на някои вътрешни контроли не е възможно. Трябва също да вземете предвид потенциалните непреки разходи, свързани с пренебрегване или прилагане на по-малко ефективен контрол. След като извършите задълбочен анализ на разходите и ползите, може да се чудите дали можете да си позволите да не прилагате силен вътрешен контрол. Що се отнася до проектирането и прилагането на силен вътрешен контрол, последиците от разходите, свързани с неспазването на федералните и щатските разпоредби, или разходите за възстановяване на нарушена репутация, често правят инвестицията в превантивен контрол значително по-добър вариант.
