Процедурите за закупуване съгласно ISO 9001 гарантират, че закупените материали отговарят на изискванията на купувача и крайните клиенти. Компаниите прилагат ISO 9001 при покупката си, за да минимизират проблемите с техните продукти и услуги. Прилагайки принципите на ISO 9001 към своята програма за закупуване, малките предприятия могат да намалят отпадъците и да подобрят обслужването на клиентите. Когато се прилага последователно, закупуването съгласно стандартите ISO 9001 трябва да доведе до непрекъснато подобряване на дейността на компанията.
Организация
Първата стъпка за всеки процес за осигуряване на качеството е използването на фирмената организационна схема за възлагане на задачи и отговорности чрез длъжностни характеристики. ISO 9001 изрично изисква от компаниите да назначат лице, отговорно за осигуряване на качеството, което има пряк път на отчитане до топ ръководител на компанията. Този служител отговаря за въпросите, свързани с качеството, и координира останалите функции, където те оказват влияние върху качеството. Процедурите за закупуване подробно посочват кой отговаря за техническите спецификации, разрешенията за разходи, издаването на поръчки за покупка и проверката на получените материали.
Документация
Процедурите за закупуване изискват документация, която гарантира, че закупеният материал съответства на техническата спецификация и бюджетните разходи. Процедурите обикновено уточняват, че поръчката за покупка се връща към съответните части на техническата спецификация и изисква купувачът да провери текущите прогнози преди да направи поръчка, като се увери, че сумите са в рамките на бюджета. Процедурите за закупуване, които отговарят на ISO 9001, също уточняват, че компанията може да закупува само от доставчици, квалифицирани за артикулите от поръчката за покупка.
Квалификация на доставчика
За да купуват само от квалифицирани доставчици, ISO 9001 посочва, че компаниите поддържат списъци на одобрени доставчици за всеки продукт, който редовно купуват. Компанията трябва да одитира тези доставчици за съответствие със стандартите за осигуряване на качеството. За специални поръчки компанията трябва да идентифицира потенциалните доставчици и да ги одитира, за да разбере дали отговарят на условията.
За да одитира доставчик, компанията може да разчита на сертификация от трета страна, че доставчикът спазва необходимите стандарти за качество. В този случай одитът се състои в проверка на сертифицирането. За несертифицирани доставчици една компания може да изиска доставчикът да бъде сертифициран. Като алтернатива, компанията може да проведе собствен одит, за да определи дали доставчикът спазва необходимите стандарти за качество. Процедурите за закупуване трябва да посочват кой е отговорен за поддържането на списък с квалифицирани доставчици и как доставчиците могат да се класират.
Инспекция на материалите
След като компанията получи закупения материал, тя трябва да провери дали доставката е в съответствие с поръчката за покупка. Процедурите за закупуване подробно посочват кой е отговорен за извършването на проверката и задачите, които те трябва да изпълнят. Обикновено процедурите за закупуване в съответствие с ISO 9001 изискват проверка, че материалът отговаря на техническите спецификации, посочени в поръчката за покупка.
Несъответстващи артикули
Понякога дори квалифицирани доставчици изпращат грешен материал или дефектен материал. Материалната проверка идентифицира такива проблеми и издава съответни доклади. Съгласно ISO 9001 такива отчети изброяват несъответстващи елементи и детайлизират какво не е наред с тях. Компанията информира доставчика. Доставчикът трябва да отстрани проблема, често като замени материала или, ако недостатъкът не е важен, като направи незначителни промени. Процедурите за закупуване описват подробно как трябва да бъдат разрешени проблемите с несъответстващите артикули.
Коригиращи действия
Когато дадена компания издава отчет за несъответстваща позиция, докладът може да посочва коригиращи действия, които доставчикът трябва да предприеме, или може да остави на доставчика да предприеме действия, които коригират проблема. Процедурите за закупуване трябва да посочват кога доставчикът трябва да предприеме специфични коригиращи действия - например да замени материала в случай на сериозни дефекти. В други случаи процедурите за закупуване могат да определят оценка на коригиращото действие на доставчика - като например извършване на повторна проверка на входящия материал - за да се види дали действието на доставчика е довело до приемлив материал.
Непрекъснато усъвършенстване
Причината за прилагане на стандартите за качество ISO9001 е да се подобрят фирмените операции по отношение на качеството на продукцията и удовлетвореността на клиентите. За процедурите за закупуване, осигуряването на качествени вложени материали помага в тази цел. Такива подобрения изискват непрекъсната обратна връзка за недостатъци, за да се отстранят проблеми с процедурите и проверката. Докладите за несъответстващи артикули трябва да водят не само до решение на съществените недостатъци, но и до корекция на практиките, довели до дефекта.
Доставчиците, квалифицирани по ISO 9001, трябва да имат такава обратна връзка. Те също така трябва да могат да демонстрират как те модифицират своите практики, за да коригират проблемите с доставения материал. Процедурите за закупуване трябва да посочват такъв процес като част от квалифициращия процес. Цикълът за обратна връзка с непрекъснато подобрение е изискване съгласно ISO 9001.
