Малкият бизнес може да управлява много от своите нерутинни задачи като проекти. Подобна проектна работа постига различни бизнес цели, включително създаване на нова производствена линия и внедряване на счетоводен софтуер. Когато дадена компания разчита на проекти за постигане на критични цели, нейната компетентност в управлението на свързаната с проекта работа влияе върху успеха на бизнеса. От своя страна ефективността на компанията при управлението на проекти зависи от способността й да завърши основните постижими събития - основните етапи на проекта. В резултат на това мониторингът и контролът, които идентифицират проблеми и инициират коригиращи действия, са критичен процес за управление на проекти. Контролът на етапа е ключова контролна дейност.
Какво трябва да се завърши
Контролът на етапите включва разделяне на даден проект на дискретни постижения, точки за вземане на решения и етапи и наблюдение на завършването на всяко от тези събития, за да се гарантира, че изпълнението на проекта се придържа към графика на проекта. Мениджърът на проекта създава главен график, състоящ се от проектните събития и свързаните с тях планирани дати за завършване. След това ръководството на проекта разширява основния график, за да създаде подробен график на всички етапи, постижения, точки за вземане на решения и свързаните с тях работни дейности. Този подробен график включва също свързаните начални дати, продължителност и следващите и предходни дейности за всички работни дейности. Одобреният подробен график се превръща в базова линия за завършване на всички дейности по проекта.
Какво е завършено
С напредването на проекта всеки екип на проекта записва своя напредък в работата и постиженията си - включително изпълнените етапи - за сравнение с графика на проекта. Ръководителят на проекта определя състоянието на проекта, като сравнява действителните данни за изпълнението на планираните дейности по проекта с подробния план. Етапите на проекта представляват особен интерес поради потенциалното отрицателно въздействие върху проекта от неуспеха да се завърши едно от тези специални събития, както е планирано.
Кога работата е приключила
Документираният напредък в работата и завършените събития служат като вход за изчисляване на всякакви отклонения между завършената работа по проекта и планираните завършвания. Ръководителят на проекта разчита на прагове на вариация, за да отбележи значителни разлики между действителното състояние на проектните събития и планираното състояние на събитията към този момент от времето. Разликата между планираните дати за завършване на дейността и действителното работно състояние на събитията е индикация за възможната промяна в риска на проекта - положителен или отрицателен - която може да се дължи на отклоненията. По-специално, ако не се изпълнят важни етапи по график, може да се намали вероятността даден проект да бъде завършен навреме или по бюджет.
Кога ще приключи работата
По време на прегледа на графика на проекта екипът на проекта отбелязва значителни отклонения в графика на проекта, като се фокусира върху планираните етапи. Екипът преглежда работните дейности, свързани с непълни етапи, за да установи причините, поради които действителното изпълнение е над или под планираното изпълнение. След това ръководителят на проекта преглежда работата, отклоненията в графика и възможните им причини, както и вероятния ефект от отклоненията върху разходите и графика на проекта. След това се предлагат коригиращи действия и ръководителят на проекта създава нова оценка на работата и преработен график на проекта.
