За да увеличите шансовете си за успех като собственик на малък бизнес, често е полезно да научите повече за свързани компании или индустрията като цяло. Повечето компании изготвят годишни отчети, в които обобщават своите дейности, представят финансова информация и предоставят прогнози за следващата година. За да получите копие, първо проверете уебсайта на компанията, за да видите дали докладът е публикуван там. Ако не, напишете кратко професионално бизнес писмо, за да поискате учтиво копие от доклада да ви бъде изпратено.
1
Въведете името си в центъра на горната част на страницата. Точно под вашето центрирано име въведете своя уличен адрес. Въведете вашия град, щат и пощенски код директно под тези два реда.
2
Разделете четири реда надолу и въведете датата, изравнете с левия поле. Разпределете още два реда и въведете името и заглавието, името на компанията и пощенския адрес на вашия получател, като всички редове останат настрани След това превъртете надолу още два реда и добавете своя поздрав. Например напишете:
Г-н Джон Смит, президент ABC Company 123 Main Street City, щат 12345
Уважаеми г-н Смит:
3
Идентифицирайте се в първия абзац. Опишете накратко вашия бизнес и вашата роля в него. След това посочете целта си за писане: да поискате последния финансов отчет на компанията. Определете защо искате отчета и конкретизирайте как планирате да използвате информацията. Получателят на вашето писмо е по-вероятно да реагира, ако се опитвате да научите повече за неговата компания като ключов представител в бранша или като бъдещ клиент или инвестиция, отколкото ако сте в пряка конкуренция. Обяснете, че искате да научите повече за резултатите от новите процеси, които компанията е въвела миналата година, например, или как вашият бизнес може да се научи от дългосрочните инвестиционни стратегии на неговата компания.
4
Напишете кратък заключителен параграф, който съдържа вашата информация за контакт. Посочете къде точно искате да бъде изпратен отчетът. Ако имате нужда от доклада в точно определен час, заявете го ясно, но бъдете учтиви и реалистични. Посочете дали имате нужда от пълноцветна, хартиена версия на отчета или е приемлива електронна версия. Включете телефонен номер или имейл адрес, където представителят на компанията може да се свърже с вас, ако се нуждае от допълнителна информация, за да изпълни вашето искане.
5
Затворете, като благодарите на получателя за отделеното време и разглеждане на вашата молба. Използвайте стандартно затваряне на бизнес като „Искрено“ или „Искрено ваш“, последвано от подписаното и въведеното ви пълно име. Прочетете внимателно писмото си, преди да го изпратите.
