Базираните в мрежата семинари позволяват на глобалните участници да си сътрудничат по интернет на живо. Успешната среща обаче изисква доста напреднало планиране. За да настроите уебинар, трябва да присъствате на задачи като избор на сайт или услуга, за да осигурите виртуално пространство за срещи, изпращане на покани до присъстващи и презентатори, подготовка на необходимите презентационни материали и дори пробно пускане.
Изберете доставчик на услуги
Редица сайтове предлагат хостинг на уеб семинари безплатно или номинално. Когато търсите подходящия доставчик, е важно да се уверите, че техният интерфейс поддържа софтуера и операционните системи, които вие и вашите присъстващи ще използвате. Потърсете услуга, която осигурява запис на уебинар за участниците, които не могат да се присъединят на живо, и функции, които насърчават участието на аудиторията - като проучвания, анкети и чатове - които правят уебинара особено ефективен. Популярните сайтове за конференции, които си струва да разгледате, включват GoToWebinar, Adobe Connect и WebEx.
Изпратете покани
Изпратете покани по имейл до присъстващите и обмислете публикуване за събитието в социалните мрежи. Не забравяйте да включите URL адреса за регистрация преди уебинар и, ако е подходящо, покана за доброволци, водещи. Някои доставчици на уеб семинари също предлагат възможност за конфигуриране на напомняния по имейл - но не прекалявайте. Adobe предлага едно напомняне по имейл предния ден и друго напомняне един до три часа преди уебинара. Adobe продължава да насърчава не повече от два имейла с напомняния, за да се избегне тормоз - и потенциално загуба - на участниците. Вместо това използвайте чести публикации във Facebook или друга социална мрежа, за да създавате вести.
Направете дневен ред
Планирайте уебинара за време - и часова зона - което е удобно за мнозинството от присъстващите. Направете график или поне списък със задълженията за вашия уебинар, като посочите подробно време и списък с цели, ако очаквате по-голяма аудитория или по-дълги срещи. Разпределете програмата по-рано, така че водещите да знаят кога се очаква да говорят, а присъстващите да имат време да обмислят въпроси. В деня на уебинара направете всичко възможно, за да запазите спазването на графика.
Подгответе презентации и разпределени материали
Подгответе всички материали за уебинара - например презентации на PowerPoint, раздаване на лектори и реклами за бъдещи събития - и се уверете, че те са запазени във формат, който се поддържа от услугата уебинар. За ефективно управление на времето, Adobe предлага да проектирате презентации, така че най-важното съдържание да е в началото, за да можете да пропуснете това, което е в края, ако нямате време.
Извършете пробно изпълнение
Практикувайте с технологията на уебинарите, като организирате бърза среща с няколко служители или приятели. Уверете се, че можете да навигирате уверено във функциите и че поне имате представа как да отстранявате потенциални хълцания. Съставяйте планове за извънредни ситуации в случай на неразрешими технически проблеми.
Пристигнете рано и завършете навреме
Влезте в уеб семинара поне няколко минути по-рано и приветствайте участниците, когато пристигнат. Опитайте всичко възможно да останете на дневен ред и да приключите, когато е обещано. Adobe предлага маркетинговите и общите информационни уебинари да имат максимална продължителност 60 минути и че уебинарите за обучение и обучение да продължават не повече от 90 минути без почивка. Вече присъстващите трудно се концентрират и седят неподвижно.
