Като собственик на малък бизнес искате да проектирате най-добрия си професионален имидж. Това включва вашите финансови отчети. Отрицателното число в сметка за разходи - указващо по-скоро доход, отколкото разход - намалява това изображение. Такъв брой трябва да бъде проучен и ако има грешка, да бъде фиксиран. Ако не е грешка, записът изисква обяснение.
Често срещаните грешки включват неправилно кодиране или неправилни записи за начисляване. Възстановяванията на доставчици от предишни периоди могат да създадат отрицателно, но правилно число.
Основи на дебити и кредити
В старите дни на счетоводното счетоводство условията дебит и кредит се отнасяха до записване в лявата или дясната колона на работния лист.
С появата на компютрите използването на положително число за указване на дебит и отрицателно число за указване на кредит стана норма за въвеждане на данни. Допълнително отпечатаните отчети показват нормалното салдо за дадена сметка като положително число, а противоположното салдо като отрицателно.
Сметките за разходи обикновено имат дебитно салдо, така че кредитът се появява като отрицателно число.
Намиране на кредитния запис
Счетоводните софтуерни програми обикновено предоставят отчет за подробности за акаунта, който изброява всички записи в даден акаунт. Някои от тези записи се отчитат като положителни или отрицателни суми за дебит и кредит; други отпечатват записите в една от двете колони.
Намерете записа или записите, създаващи кредитното салдо, и определете причината за записа. Това обикновено изисква намиране на документа, генерирал записа.
Възстановяване на надплащане от предходен период
Възстановяването от доставчик води до кредитно записване в първоначалната сметка за разходи. Възстановяванията рядко пристигат навреме за влизане в същия счетоводен период като плащането. Записването в по-късен месец или година води до кредит или отрицателно вписване в разходната сметка.
Отчетът за отклоненията отбелязва корекцията. Например, „Покупка на инструмент за $ 500 през януари, върната за възстановяване, в резултат на което кредит в размер на $ 500 в разход за инструмент за март. Разходите за годината до момента са правилно посочени.“
Погрешен код
В не-счетоводно изражение това е „грешка“.
Счетоводните софтуерни програми използват кодов номер за ускоряване на въвеждането на данни. Счетоводителите не трябва да въвеждат име на акаунт; въвеждането на кодовия номер приписва записа на правилния акаунт. Разбира се, въвеждането на грешен код приписва записа на неправилния акаунт.
Например, въвеждането на 5400, сметка за сметка вместо 4500, сметка за доходи води до запис на кредит в сметката за разходи. Повечето софтуерни системи включват функция за редактиране, която опростява коригирането на този тип грешка при въвеждане.
Обратен запис за начисляване
Компаниите, използващи начисляване на текущо начисляване, трябва да записват записи за направени, но неплатени разходи. Често това включва някои предположения. Счетоводителят записва прогноза за разход за съответния счетоводен период и го обръща на следващия счетоводен период, за да го премахне от счетоводството. Ако прогнозната сума се окаже по-голяма от действителната, се получава кредитно салдо в разходната сметка.
