В повечето малки предприятия запасите отразяват значителен процент от активите. Без значение колко акцент поставяте върху точността, вашите инвентарни записи вероятно ще отразяват несъответствия, когато извършвате физическо преброяване. Ако броите само в края на годината, можете да се сблъскате с неприятна изненада, когато трябва да отпишете недостига. През годината може да срещнете ситуации, при които се продават продукти, които просто няма никъде. Внедряването на броя на циклите може да ви помогне да поддържате контрол над инвентара си.
Дефиниран брой цикли
Броят на циклите не е същото като вашия физически инвентар в края на годината, брои всеки болт. Броят на циклите се извършва ежедневно, седмично или месечно. Не броите всеки продукт в склада си. Вместо това избирате определени продукти, които да се броят на този ден. Кои продукти ще изберете зависи от естеството на вашия бизнес. Може да изберете да преброите 20-те процента от инвентара си с най-високи разходи или най-голяма активност. Можете също така да изберете да броите въз основа на местоположението; например, може да броите всички продукти на редове от A до D една седмица, редове E до H през следващата седмица. Ако имате елементи, които са толкова важни за вашите операции, че може буквално да се наложи да затворите вратите си, ако свършите, можете да изберете да ги броите ежедневно, като по-малко важни елементи се броят на ротационен принцип.
Граници
Докато броят на циклите е в ход, не искате приемният ви отдел да поставя нови доставки на рафтовете или вашият отдел за доставка да премахва артикули за попълване на поръчки. Трябва да установите чисто ограничение за транзакции, така че да можете да получите отчет за това какво трябва да бъде в инвентара към този момент. Всички приемници, засягащи инвентара, трябва да бъдат въведени във вашата система и всички пратки да бъдат фактурирани. За точност запишете номера на крайния получател и фактура или вземете копия на последните три от всеки тип документ преди инвентаризацията. Ако имате транзакции, които не могат да бъдат въведени, направете копия на изходните документи, за да можете да ги използвате, за да съгласувате броя си. Ако не можете да спрете доставките по време на преброяването, организирайте място за подреждане, където предметите могат да бъдат изолирани и не случайно преброени.
Преброяване
Броячите могат да работят самостоятелно или като част от екип от двама души, където единият се брои, а другият записва. Екипът е по-добрият вариант в големите складове, които може да изискват от брояча да използва стълба или асансьор за достъп до продуктите, които трябва да бъдат преброени. В идеалния случай вашите гишета са опитен персонал в производството, изпращането или приемането, който е запознат с продуктите и може да забележи предмети, които са неправилно етикетирани или не на място. Можете да извършите единично броене и след това да го примирите с инвентара на вашата книга, или можете да накарате два отделни екипа да преброят продуктите независимо и да съгласуват двете броя, преди да сравните броя с вашите книги.
Примирете се с книга
Броят на циклите ви позволява да идентифицирате и коригирате грешките по-своевременно. Ако между преброяванията е минало ограничено време, имате по-малко документи за проверка, за да намерите грешки, отколкото ако правите само годишно физическо преброяване. Въпреки че все още ще трябва да коригирате баланса си на инвентара, може да изберете да използвате възможността да прегледате процедурите си, за да видите дали имате подходящ контрол. Някои несъответствия може да са толкова незначителни, че разследването им е загуба на вашето време. Изберете отклонение, с което се чувствате удобно, като общо 5 долара общо разходи за един продукт или 100 долара общи разходи за всички инвентаризирани артикули. Вашите нива трябва да се основават на вашия инвентар, парите, вложени в него и каква загуба смятате за приемлива.
