Имейлът предоставя на бизнес професионалистите лесен и бърз начин за обмен на информация по електронен път. Както при всички форми на писмена кореспонденция в света на бизнеса, имейлите трябва да бъдат съставени и форматирани професионално. Въпреки че тази форма на усъвършенствана комуникация насърчава бързите съобщения, ако не отделите време да се придържате към етикетните стандарти, можете да стигнете до гореща вода с вашия ръководител.
Използвайте тематични редове
Според университета Purdue винаги попълвайте темата с темата на вашия имейл. Това позволява на получателите да знаят за какво става въпрос във вашия имейл и как трябва да дават приоритет при четенето на имейла ви пред десетките (или стотиците) други имейли, които трябва да прочетат. Трябва също така да имате предвид, че получателят (ите) може да са чакали с нетърпение имейл от вас по определена тема, но освен ако вашият имейл няма тема, те може да не знаят да го отворят.
Задайте професионален тон
Тонът на имейла ви винаги трябва да е професионален. Както се препоръчва в статия от юни 2010 г. на Inc.com, не се шегувайте и не използвайте сарказъм, избягвайте модерния жаргон или жаргон и избягвайте игривост или сладост. Добавянето на усмивки и други емотикони в служебен имейл е неподходящо. Дори да познавате човека, на когото изпращате имейла, не знаете колко други хора могат да видят вашия имейл.
Правилни поздрави
Както бихте направили с ръчно написано (или написано) писмо, използвайте подходящи поздрави в имейла си. Университетът Пърдю съветва писателите на имейли да се обръщат към получателите с топъл поздрав, като „Добро утро“, и да завършат имейла с „Искрено“ или „Благодаря“. Тези видове поздрави поддържат вашата електронна поща професионална и учтива.
Използвайте професионални шрифтове
Шрифтът, който използвате в имейла си, е отражение на вас. Карикатурно изглеждащи шрифтове, като например шрифтове с ликвидирани или мехурчета, карат подателя да попадне като детски, което намалява професионализма на комуникацията. Поддържайте шрифтовете професионални. Според Wellesley College най-добрите шрифтове за използване за бизнес цели са Times New Roman, Arial и други книгопечатни шрифтове.
Освен това се въздържайте от промяна на шрифта, така че да е с всички главни букви, тъй като това се тълкува в онлайн комуникацията като викане.
Коригирайте вашия имейл
Непрофесионално е да се изпращат имейли с правописни грешки, пунктуационни грешки и други видове граматически или технически грешки. Такива грешки изглеждат така, сякаш нямате адекватни умения за писане. Използвайте функцията за проверка на правописа на вашата програма за електронна поща, за да коригирате неправилно изписани думи и винаги коригирайте състава си, преди да натиснете бутона „Изпращане“.
